كيف تكتب خطابًا تعريفيًّا؟

ما من أحدٍ يستمتع بالبحث عن عمل عبر قوائم الوظائف على الإنترنت، أو تحسين السّيرة الذّاتية، أو الاستعداد للمقابلات الشّاقة. بالنّسبة للكثيرين، الجزء الأكثر تحدّيًا من هذه العمليّة هو كتابة خطاب تقديميّ أو «خطاب تعريفيّ – Cover Letter » فعّال. هناك الكثير من النصائح المتضاربة، ومن الصّعب معرفة من أين تبدأ، هل تحتاج حقًّا إلى خطاب تعريفي؟ خاصةً إذا كنت تقدّم طلبك عبر الإنترنت.

الإجابة الّتي يزوّدنا بها الخُبراء في الغالب هي نعم.

بالطّبع، ستكون هناك أوقات تقدّم فيها طلبًا عبر الإنترنت وقد لا تتمكّن من إرفاق خطاب تعريفي، لكن كما تقول جودي غليكمان، خبيرة الاتّصالات ومؤلِّفة كتاب «رائعٌ في العمل – Great on the Job»: “كلّما أمكنك ذلك، ينبغي عليك إرساله”، وتضيف: “إنّه أفضل فرصة لجذب انتباه موظّف الموارد البشريّة أو مدير التّوظيف، وفرصة مهمّة للتّميُّز عن الآخرين”. وفي سوق العمل الضّيّق، يُعتبر التّميُّز أمرًا حاسمًا، كما يقول جون ليز، الخبير الاستراتيجيّ المهنيّ البريطانيّ ومؤلّف كتاب «السّيرة الذّاتيّة المُدهشة – Knockout CV».

ومع ذلك، كما يعلَم أيّ شخص كتب خطابًا تعريفيًّا قبل الآن، فإنّه ليس من السّهل القيام بذلك! في ما يلي بعض النّصائح للمساعدة:

1. ابحث أوّلاً قبل أن تبدأ الكتابة، اكتشف المزيد عن الشّركة والوظيفة المُحدّدة الّتي ترغب بها. بالتّأكيد، يجب عليك قراءة التّوصيف الوظيفيّ بعناية، ولكن عليك أيضًا تصفّح موقع الشّركة الإلكترونيّ على الويب، مُتابعة تغريدات مُدرائها التّنفيذيّين على تويتر، وصفحات تعريف الموظّفين على لينكد إن. سيُساعدك هذا البحث في تخصيص خطابك التعريفي؛ حيث يجب ألّا ترسل خطابًا عامًّا. كما سيُساعدك في تحديد النّبرة الخطابيّة المناسبة.

تنصح غليكمان قائلة: “فكِّر في ثقافة المؤسّسة الّتي تتقدّم لها” ؛ إذا كانت وكالة إبداعيّة، مثل متجر تصميم، يُمكنك المخاطرة أكثر، لكن إذا كانت مؤسّسة أكثر تحفُّظًا، كمصرِف مثلاً، ربّما قد تحتاج إلى الحذر.

2. تنصح ليز إن أمكن، بالتّواصل مع مدير التّوظيف أو شخص تعرفه يعمل في الشّركة قبل كتابة خطابك التعريفي. يُمكنك إرسال بريد إلكترونيّ أو رسالة على لينكد إن “لطرح سؤال ذكيّ حول الوظيفة”. بهذه الطّريقة، يمكنك بدء خطابك بالإشارة إلى التّفاعل.

قد تقول: “شكرًا للمحادثة المفيدة الّتي أجريناها الأسبوع الماضي” أو “لقد تحدّثتُ مؤخّرًا مع فلان في شركتكم”،

ليس من الممكن دائمًا التّواصل مع شخص ما بالطّبع، أو قد لا تحصل على ردّ، لكنّ هذا لا زال جيّداً ويستحقّ المحاولة.

3. ركّز على المستقبل. بينما تهدف سيرتك الذّاتيّة إلى النّظر نحو الوراء في تجربتك ومكانتك وخبرتك السّابقة، يجب أن يُركِّزَ خطاب التعريف على المستقبل وما تريد فعله، كما تقول غليكمان: “قد يكون من المفيد التّفكيرُ فيه كجسر بين الماضي والمستقبل يشرح ما تأمل القيام به بعد ذلك”.

بسبب الجائحة، هناك توقُّع أقلّ بأنّك ستتقدّم لوظيفة سبق لك التقدم إليها.

تقول غليكمان: “هُناك ملايين الأشخاص الّذين يُغيّرون مساراتهم المهنيّة – طواعية أو بشكل قسريّ – ويحتاجون إلى التّكيّف وإعادة التّفكير في كيفيّة ربط مجموعة مهاراتهم بدَور مُختلِف أو صناعة مختلفة”.

يمكنك استخدام خطاب التّقديم الخاصّ بك لشرح التّحوّل الّذي تقوم به، ربّما من الضّيافة إلى التّسويق على سبيل المثال، اعتبره فرصةً لتسويق قدرتك على التكيُّف.

4. ابدأ بشكل قويّ، يقول ليز: “عادةً ما يبدأ النّاس خطاباتهم بعبارة” أتّقدّم لوظيفة كذا الّتي رأيتها في مكان كذا “، هذه مضيعة للوقت. بدلاً من ذلك، ابدأ بجملة افتتاحيّة قويّة”.

تقول غليكمان: “ابدأ بالنّقطة الأهمّ: لماذا هذه الوظيفة مثيرة بالنّسبة لك وما الّذي يمكنك تقديمه؟”. على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب: “أنا مُحترف في جمع التّبرّعات البيئيّة ولديّ أكثر من خمسةَ عشر عامًا من الخبرة، أبحث عن فرصة لتطبيق مهاراتي بأساليب جديدة، وأحبّ أن أضيف خبرتي وحماسي إلى فريق التّطوير المتنامي لديكم”. ثمّ يمكنك تضمين جملة أو اثنتين حول خلفيّتك وخبرتك ذات الصّلة، لكن لا تُكرّر سيرتك الذّاتيّة.

من المحتمل أن يقرأ مدير التّوظيف أو المسؤول عن التّوظيف كومة من هذه الخطابات، لذا أنت تريد جذب انتباههم.

لكن لا تحاول أن تكون مُضحكًا؛ يقول ليز: “قد تكون الفكاهة في كثير من الأحيان غير مُتقنة أو يبدو عبرها الشّخص مُتعاليًا”. وتجنّب الابتذال الشّائع أيضًا، “قل شيئًا مباشرًا وديناميكيًا، مثل” اسمح لي أن ألفت انتباهك إلى سببين لكوني سأشكِّل إضافة رائعة لفريقك “.

إذا كان لديك تواصل شخصيّ مع الشّركة أو مع شخص يعمل هناك، اذكر ذلك أيضًا في الجملة الأولى أو الثّانية، ووجّه خطابك دائمًا لشخص مُعيّن. تقول غليكمان: “بوجود وسائل التّواصل الاجتماعيّ، من الممكن غالبًا العثور على اسم مدير التّوظيف”.

5. أبرِز قيمتك الشّخصيّة؛ فمديرو التّوظيف يبحثون عن أشخاص يمكنهم مساعدتهم في حلّ المشاكل. استنادًا إلى البحث الّذي قمت به سابقًا، أظهر أنّك تعرف ما تفعله الشّركة وبعض التّحدّيات الّتي تواجهها، لا يجب أن تكون مُحدّدة، ولكن يمكنك الإشارة إلى كيفيّة تأثير الجائحة على الصّناعة. على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب: “العديد من شركات الرّعاية الصّحّيّة تجد صعوبة في تقديم رعاية عالية الجودة مع حماية صحّة وسلامة موظّفيها”، ثمّ تحدَّث عن كيف جهّزتك تجربتك لتلبية هذه الاحتياجات؛ ربّما تشرح كيف حللت مشكلة مماثلة في الماضي أو تشارك إنجازًا ذو صلة، ينبغي تقديم دليل على الأشياء الّتي تُميّزك.

يشير ليز إلى أنّ هناك تقريبًا مهارتين وثيقتي الصّلة بأيّ وظيفة في الوقت الحاليّ:

القدرة على التّكيُّف والقدرة على التّعلُّم بسرعة، إذا كان لديك أمثلة قصيرة توضّح هذه المهارات، فقم بتضمينها.

مثلاً، إذا دعمت فريقك في الانتقال إلى العمل عن بُعد، فصف كيف فعلت ذلك وما هي القدرات الّتي اعتمدت عليها.

6. انقل حماسك؛ تقول غليكمان: “عندما لا يتمّ توظيفك، لا يكون ذلك بسبب نقص المهارات؛ بل لأنّ النّاس لم يصدّقوا قصّتك، أو لم يقتنعوا بأنّك تريد الوظيفة أو أنّك تعرف ما كنتَ مُقبلاً عليه”، سيختار مديرو التّوظيف المُرشّح الّذي جعل الأمر يبدو كأنّ هذه الوظيفة هي وظيفة أحلامه، لذا وضّح سبب رغبتك في هذه الوظيفة. يضيف ليز: “الحماس ينقل الشّخصيّة”، يقترح كتابة شيء مثل: “أودّ العمل لصالح شركتكم، ومن قد لا يرغب بذلك؟ أنتم القادة في هذه الصّناعة، وتضعون المعايير الّتي يتّبعها الآخرون”، لا تُتعِب نفسك بالتّقديم إذا لم تكن متحمّسًا لجانب ما من الشّركة أو المنصِب.

7. انتبه لنبرة الخِطاب، في الوقت نفسه، لا تبالغ في المدح أو تقل أيّ شيءٍ لا تعنيه. الأصالة ضروريّة، كما يقول ليز: “حتّى إذا كنت عاطلاً عن العمل لعدّة أشهر، وستقبل بأيّ وظيفة في هذه المرحلة، ينبغي تجنُّب أن تبدو يائسًا”.

لا تريد أن تقوّض نبرة خطابك رسالتك، لذا كن مهنيًا وناضجًا. القاعدة الرّئيسيّة والجيّدة هي أن تضع نفسك في مكان مدير التّوظيف وتُفكّر في “نوع اللّغة الّتي سيستخدمها مدير التّوظيف مع أحد عملاء الشّركة”.

بالطّبع، قد يكون من الصّعب تحديد نبرتك الخاصّة في الكتابة، لذا قد تحتاج إلى أن تطلب من شخص ما مراجعة مسوّدة الخطاب (وهي دائمًا فكرة جيّدة على أيّة حال – انظر النّصيحة أدناه).

يقول ليز إنّه غالبًا يُستبعد “أيّ شيء يبدو كاليأس” حين مراجعة الخطابات للعملاء.

8. اختصر؛ إذ تنصّ معظم النّصائح المتوفّرة أن تبقي الخطاب في حدود صفحة. لكنّ كلّاً من غليكمان وليز يقولان أنّ الأقصر أفضل، يقول ليز: “معظم خطابات التعريف الّتي أراها طويلة جدًا”. “يجب أن تكون قصيرة بما يكفي ليتمكّن شخص ما من قراءتها بسرعة”، عليك أن تُغطّي جوانب متعددة، لكن يجب أن تؤدي هذا بشكلٍ موجز. هنا تكون الاستعانة بصديق أو زميل سابق أو مرشد لمراجعة خطابك مفيدة، اطلب منهم قراءة الخطاب والإشارة إلى الفقرات الّتي يمكنك تلخيصها.

9. احصل على مُراجعات. في الواقع، يقول ليز أنّ مشاركة خطابك التعريفي مع عدّة أشخاص هي فكرة رائعة. بدلًا من إرسال الخطاب مُرفقًا بسؤال “ما رأيك؟”، كن مُحدّدًا بشأن نوع التّعليقات الّتي تريدها؛ اطلب شيئين على وجه الخصوص:

أوّلاً، اسأل إذا كانت النّقطة الرّئيسيّة في رسالتك واضحة، وما هي القصّة الّتي ترويها؟ هل يستطيع القارِئ تلخيصها؟

ثانيًّا، اسأل عمّا هو الخطأ في الرّسالة.

يُضيف ليز: “يكون الآخرون أكثر انتباهًا لمواضع اليأس، أو المُبالغة في مدح النّفس، أو التّواضع الزّائف، أو قلة الثقة بالنّفس”، ويجب أن يكونوا قادرين على الإشارة إلى الأماكن الّتي تكون فيها النّبرة غير صحيحة.

10. عندما لا تتمكّن من إرسال خطاب تعريفي: تستخدم العديد من الشّركات الآن أنظمة توظيف عبر الإنترنت لا تسمح بإرفاق خطابات تعريفية. قد تكون قادرًا على معرفة كيفيّة إدراج واحد في نفس مُستند سيرتك الذّاتيّة، لكنّ هذا ليس ضمانًا، خاصّةً لأنّ بعض الأنظمة تسمح فقط بإدخال البيانات في صناديق محددة. في هذه الحالات، استخدم التّنسيق المُتاح لإظهار قدرتك على القيام بالوظيفة وحماسك للمنصب. إذا كان ممكنًا، حاول العثور على شخص يمكنك إرسال رسالة بريد إلكترونيّ مُختصرة إليه للمتابعة بغرض تسليط الضّوء على بعض النّقاط الرّئيسيّة حول طلبك.

مبادئ يجب أن تتذكّرها:

افعل:

البدء ببيان افتتاحيّ قويّ يوضّح لماذا تريد الوظيفة وما الّذي يمكنك تقديمه.

الإيجاز؛ يجب أن يكون مدير التّوظيف قادرًا على قراءة رسالتك بسرعة.

مُشاركة إنجاز يُظهِر أنّك تستطيع التّعامل مع التّحدّيات الّتي يواجهها صاحب العمل.

لا تفعل:

محاولة أن تكون فُكاهيّاً؛ فغالبًا يفشل الأمر.

إرسال خطاب تعريفي عامّ؛ خصّص خطاب للوظيفة المحددة.

المبالغة في المدح والإطراء؛ كُن مهنيًّا وناضجًا.

نصائح عملية

دراسة حالة 1#: أظهر فهمًا لما تحتاجه الشّركة.

نشرت ميشيل سومرز مؤخّرًا، وهي نائب رئيس الموارد البشريّة في منظّمة «قرية الفتيان والفتيات – the Boys & Girls Village» غير الرّبحيّة في كونيتيكت، وظيفة لأخصائيّ توظيف وتدريب.

تقول: “كنت أبحث عن شخص لديه خلفيّة قويّة في التّوظيف يمكنه القيام بكلّ شيء من البحث عن المرشحين إلى توظيفهم”. كما أرادت شخصًا يمكنه البدء فورًا دون الحاجة إلى تدريب. “نحن فريق صغير ولا يمكنني تحمُّل تكلفة تدريب شخص جديد”.

تقدَّمَ للوظيفة أكثر من مئة مُرشّح، لا يسمح نظام المُنظّمة للتّقديم عبر الإنترنت بإرفاق خطابات تعريفية، لكن إحدى المتقدّمات، وليكن اسمها المستعار هايدي، أرسلت بريدًا إلكترونيًا للمتابعة بعد تقديم سيرتها الذّاتيّة، تقول ميشيل: “وكان من الجيّد أنّها فعلت ذلك، لأنّها كانت ستُستبعد بخلاف ذلك”.

السّيرة الذّاتيّة لهايدي جعلتها تبدو وكأنّها تتنقل بين الوظائف بشكل مُتكرّر؛ فترات قصيرة جدًّا في كلّ وظيفة سابقة.

افترضت ميشيل أنّ أداءها السّيّء سبّب فصلها باستمرار، كانت هايدي أيضًا المرشّحة الوحيدة الّتي لا تمتلك درجة البكالوريوس الجامعيّة.

لكنّ بريد هايدي الإلكترونيّ جذب انتباه ميشيل. أوّلاً، كان مهنيًّا؛ إذ بيّنت هايدي بوضوح أنّها تكتب للتّأكّد من تلقّي طلبها، ثمّ شرحت كيف حصلت على اسم ميشيل ومعلوماتها (من خلال رئيس زوجها، الّذي كان عضوًا في مجلس الإدارة) وعلاقتها الشّخصيّة بالمنظّمة (قام والد زوجها ببعض العمل مع المنظّمة).

ما لفت انتباه ميشيل حقًا هو فهم هايدي للمنظّمة والتّحدّيات الّتي تواجهها، كانت قد قامت ببحثها و”أدرجت بعض الأشياء الّتي ستقوم بها أو قامت بها بالفعل لمساعدتنا في معالجة تلك الاحتياجات”، تقول ميشيل. وتضيف: “الشّخصيّة والشّغف الّذي أظهرته في الخطاب التعريفي تجلّت خلال مكالمة التّصفية الهاتفيّة”، تبيّن أنّ هايدي كانت مؤهّلة تمامًا للوظيفة. “كنت أريد أن يكون هذا المنصب أكبر من البداية، لكنّني لم أعتقد أن ذلك كان ممكنًا، عندما قابلتها، علمت أنّه يُمكننا توسيع الدّور”، بعد ثلاثة أسابيع، قدّمت ميشيل لهايدي الوظيفة وقبِلَتها.

دراسة حالة 2#: اجذب انتباههم.

قدّمت إميلي سيرنكر طلبات لشَغل عدّة مناصب في اللّجنة الدّوليّة للإنقاذ (IRC) على مدى السّنوات الأربع الماضية، لم تستسلم أبدًا.

أرسلَت مع كلّ طلب خطاباً تعريفيًا خاصًا. تقول: “كنت أرغب في أن يبرز خطاب التعريف مؤهّلاتي، وتفكيري الإبداعيّ، واحترامي الصّادق للمنظّمة”.

تقول سارة فانيا، مديرة الموارد البشريّة الإقليميّة في المنظّمة، إنّ خطابات إميلي جذبت انتباهها، خاصّة لأنّها تضّمنت عدّة روابط فيديو تظهر نتائج عمل إميلي في الحماية وجمع التّبرعات ضمن منظّمات أخرى.

تشرح إميلي: “كان لديّ خبرة سابقة في الدّفاع عن أطفال الجنود السّابقين، والنّاجين من الاتجار بالبشر، والنّساء المستضعفات، والنّازحين. إنّ الإدلاء بتصريحات بيانيّة في خطاب تعريفي، مثل:” يمكنني تقديم عرض، أنا شخص مبدع، أنا شخص مفكّر “ممكن، لكنّ إظهار هذه الصّفات بدا كطريقة أفضل لإقناع المسؤول عن التّوظيف بأنّ هذه البيانات صحيحة”.

هذا ما كتبته إميلي لسارة عن الفيديو:

إليكِ فيديو قصير عن قصّتي مع النّشاط. أنتجت منظّمة غير ربحيّة تُدعى “أطفال غير مرئيين” هذا الفيديو لمؤتمر شبابي تحدّثت فيه هذا العام، يستغرق حوالي أربع دقائق.

كما سترين في الفيديو، لقد حقّقت نجاحًا كبيرًا في جمع تبرّعات طلّابيّة، حيث جمعتُ أكثر من 200,000 دولار لمنظّمة “أطفال غير مرئيّين”.

منذ ذلك الحين، عملتُ كمستشارة لدى “ويلسبرينغ إنترناشيونال” وأكملتُ دراستي كسفيرة لمنحة روتاري الدّوليّة.

أكّدت إميلي أيضًا في كلّ من خطاباتها التعريفية على مدى رغبتها في العمل لدى اللّجنة الدّوليّة للإنقاذ. تقول: “إنّ نقل الحماس هو أمر يتطلّب الضّعف ويمكن أن يظهر كسذاجة، لكن عندما يتعلّق الأمر بذلك، كان حماسي للمنظّمة صادقًا وشعرتُ أنّني عبّرتُ عنه بشكلٍ صحيح”.

هذا ما كتبته إميلي لتعبّر عن اهتمامها بالعمل لدى اللّجنة الدّوليّة للإنقاذ:

يجب أن تعلمي أيضًا أنّني أقدّر بصدق اللّجنة الدّولية للإنقاذ، استمتعت بتعلّم برامجكم وزرت شخصيًا مقرّكم في نيويورك، مزرعة “نيو روتس” في سان دييغو، معرض “نحن يمكن أن نكون أبطالًا”، ومعرض “نصف السّماء” في لوس أنجلوس.

اللّجنة الدّوليّة للإنقاذ هي اختياري الأوّل وأعتقد أنّني سأكون إضافة قيّمة لفريق جمع التّبرُّعات الخاصّ بكم.

تعلّمت إميلي طوال العمليّة أنّ المنظّمة تتلقّى مئات الطّلبات لكلّ منصب وكان التّنافس شديدًا، تقول: “خمّنتُ أنّني لن أكون الأفضل لكلّ فرصة، لكنّني بقيت ثابتة على أنّني يمكنني تقديم مساهمة مهمّة”. في النّهاية، أثمرت مثابرتها؛ ووظفت كمنسّقة علاقات خارجيّة مؤقّتة، وبعد أربعة أشهر انتقلت إلى منصب دائم.

ملاحظة المُحرِّر (2020):

حدّثت المؤلِّفة هذا المقال، الّذي كُتِبَ في الأصل عام 2014، ليعكس أحدث النّصائح من الخبراء وواقع البحث عن وظيفة خلال الجائحة.

إيمي جالو هي مُحرِّرة مشاركة في مجلة هارفارد بزنس ريفيو، ومُقدِّمة مشارِكة في بودكاست “نساء في العمل”، ومؤلِّفة لكتابين: “التّعايش: كيفيّة العمل مع أيّ شخص (حتّى الأشخاص الصّعبين)” و”دليل HBR للتّعامل مع النّزاعات”.