9 طرائق لقول لا للأعمال الكثيرة والمواعيد النهائية غير المعقولة

قد يكمن الفرق بين عيش حياةً هادئة مجدية وحياةً مليئةً بالضغط والاستياء في مهارة واحدة بسيطة: تعلم قول لا.

إن قول لا يحدث فرقًا بين جدول مملوء وآخر مفتوح. ويحدث فرقًا بين أخذك لعدد كبير من المهام والحصول على المبلغ المناسب. وقد يحدث تغييرًا في العمل ساعاتٍ طوال وبلوغ المواعيد النهائية دون إجهاد.

ولكن قد يكون قول لا صعبًا. ربما يشعرك بعدم الراحة ويقلقك إزعاج الآخرين، ويبدو أنك لا تستطيع التعامل مع عبء عملك أو أن تفوتك الفرص الآن وفي المستقبل.

ولكن في الحقيقة عندما لا تقول لا إطلاقًا، فسوف تزيد في الواقع من احتمالية النتائج التي تخشاها. وعند قولك لا -عند الضرورة- فأنت تقلل من أرجحية تضائل شجاعتك والمحافظة على سلامتك العقلية.

إذن كيف نقول لا بدقة؟ بصفتي مدربًا لإدارة الوقت، أعمل بانتظام في تدريب العملاء على تعلم وضع الحدود ورفض الطلبات عند الحاجة. فيما يلي بعض أفضل استراتيجياتي لقول لا في ثلاثة مجالات حاسمة: الالتزامات الزمنية والمهام والأطر الزمنية.

التقيُّد الزمني

عليك البدء بقول لا للتقُّيد أو الالتزام الزمني الذي لا يعد أفضل استغلال ليومك ولتُحرر ساعاتٍ أكثر في جدولك الزمني. وهذا يعني الانتقال من مسار أقلُ مقاومة (قبول جميع الطلبات التي تأتي في طريقك)، وبدلًا عن هذا تسأل نفسك، «هل هذا أفضل استثمار لوقتي؟».

وعلى سبيل المثال، لنفرض أنه طُلب منك التطوع في إحدى اللجان. إنها مبادرة جيدة ولكنها لا تتماشى مع شغفك الشخصي أو أهدافك في التطوير المهني. قد يعني ذلك ما لا يقل عن ثلاث إلى خمس ساعات من وقت عملك كل شهر. والتي تضيف لعملك ما يصل إلى 36-60 ساعة على مدار العام.

ولرفض هذا العرض بلباقة قل:

«شكرًا جزيلًا على طلبك مني أن أكون جزءًا من هذه اللجنة. يشرفني حقًا، ولكن مع فائق احترامي يتعين عليّ الرفض بسبب الالتزامات، وأشكركم على تفهمكم».

أو يُطلب منك حضور اجتماع وجودك فيه ليس ضروريًا. وقد يكون في الواقع تواجد أحد أفراد فريقك مناسبًا أكثر. فيمكن أن ترفض دعوة الاجتماع وتقول:

«لقد رأيت دعوة الاجتماع. وأقدر إبلاغي بإجرائه. سيقوم جيري بتمثيل فريقنا. وأنا أعلم أنه سيقوم بعمل رائع وسيبلغنا بأي شيء نحتاج إلى معرفته».

أو ربما تدعى لتناول الغداء مع أفراد سبق ورأيتهم ولديك مشروع للعمل عليه أو ترغب في الذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية أو ببساطة تريد استراحة. بإمكانك أن تقول:

«شكرًا جزيلًا على الدعوة، ولكن لدي بعض الالتزامات».

إن رفض الالتزامات الزمنية التي لا تتماشى مع أولوياتك أو احتياجاتك يمكن أن يؤدي إلى قدر بسيط من الانزعاج في البداية ولكنه يوفر لك ساعات من الوقت في نهاية المطاف.

مهام

معظم الأشخاص لديهم مهام في قوائم المهام الخاصة بهم أكثر بكثير مما يمكنهم إنجازه في يوم معين. هذا ينطبق بشكل خاص على الأفراد الذين يحاولون مساعدة الجميع قبل إنجاز أعمالهم الخاصة. وللخروج من تلك الدوامة، حان الوقت للبدء في قول لا.

فعلى سبيل المثال، عندما يطلب منك شخص ما القيام بشيء ليس من اختصاصك فيحق لك قول لا. ولكن إذا كنت قد قلت «نعم» كثيرًا في الماضي، فقد تحتاج إلى إجراء بعض الأساليب لجعل الأشخاص يعيدون النظر في طلبك للقيام بالأمور الصغيرة. وسيدركون ذلك في الوقت المناسب خاصةً إذا كانت إجابتك تبدو مثل ما يلي:

«هذا ليس من إختصاصي. يسرني أن أصّلك بشيريل، وأنا متأكد من أنها ستُسر بمساعدتك في استفسارك».

«أظن متدربنا تيم يمكنه طلب الغداء لاجتماع الغد. سأعيد توجيه الطلب إليه».

«عادة ما يسحب منظم الاجتماع التقرير للعرض».

عندما يُطلب منك تولي مشروع إضافي ولديك بالفعل الكثير لتقوم به أكثر مما يمكنك إنجازه الآن، فقد حان الوقت أيضًا للرفض بلباقة. بإمكانك أن تقول:

«تبدو هذا مبادرةً جديرةً بالاهتمام. ولسوء الحظ فإنني قد بلغت الحد الأقصى بالالتزامات الآن. لذا لن أكون قادرًا على أخذها لبضعة أسابيع/أشهر. ونظرًا لكونها تهمك، فربما يكون من الأفضل إعطاؤها لشخص يمكنه منحها المزيد من الوقت والاهتمام».

وأخيرًا، عندما تكون في اجتماع يتحدث فيه الأشخاص عن مهام مختلفة يجب أن تكتمل ولكن ليس لديك وقت لتحمل المزيد فتوخى الحذر: لا تقل شيئًا ولا تتطوع. لدي حرفيًا عملاء مدربون يطلبون مني أن أسألهم في كل مرة نتحدث فيها: «كم مرة تطوعت فيها للقيام بأعمال؟» عدم عرض المساعدة هو أفضل الطرائق لقول لا.

الأطر الزمنية

في بعض الأحيان تقع المهام التي يجب إنجازها ضمن مسؤوليتك، لكن توقيت الطلبات هو الذي يسبب المشكلات. في هذه المواقف متى وأين يمكنك ذلك (قول لا)، من المفيد أن تقول لا للجداول الزمنية غير المعقولة.

أعلم أن افاق مكان العمل يمكن أن تختلف، لذلك اعتمادًا على عملك قد لا تتمكن من استخدام هذه الاستراتيجيات. لكن لأولئك الذين لديهم بعض الحرية، فكر في هذه الطرائق للتراجع عن المواعيد النهائية المقترحة.

إذا طُلب منك القيام بعمل صغير حالًا في حين أن الموعد النهائي فيه بعض السماحية، غير الموعد من اليوم؛ ففارق يوم أو يومين يمكنه تغيير نوع العمل من محبط إلى عمل طبيعي:

«أودُ مساعدتك فعلًا ولكن وقتي اليوم مملوء بالالتزامات لـ(رئيسي، عملائي، وغير ذلك) سأردها إليك يوم الجمعة».

قد يزعج هذا بعض الأشخاص. ولكن نأمل أن يعلمهم هذا إعطائك عناية أكثر في الوقت المناسب. تضع بعض الإدارات سياسات بشأن مقدار الوقت الذي تحتاج إليه لتغيير المستندات- على سبيل المثال يومين أو ثلاثة أيام.

إذا كنت غالبًا ما تتعرض للضغط في الليالي وعطلات نهاية الأسبوع، ولديك القدرة على وضع الحدود، فافعل. يمكن أن يساهم عدم وجود وقت توقف عن العمل بشكل كبير في الإرهاق. تتمثل إحدى طرائق تجنب العمل غير المتوقع بعد ساعات العمل في الابتعاد عن هاتف العمل والبريد الإلكتروني. ولكن إذا كان لا بد من قول شيء ما فأرسل ردًا مثل هذا:

«مرحبًا جو! أردت فقط أن أخبرك أنني تلقيت بريدًا إلكترونيًا منك. سأراجع طلبك حالما أعود إلى المكتب».

وختامًا، إذا تلقيت مشروعًا كبيرًا تحتاج إلى القيام به ولكن الموعد النهائي الأولي ليس معقولاً نظرًا لالتزاماتك الأخرى، فيمكنك التفاوض بعدة طرائق. إذا كان الموقف يتعلق برئيسك في العمل، فيمكنك شرح أولوياتك المختلفة وطلب التوجيه بشأن ما يجب التركيز عليه أولاً. وإذا كان الموقف يتعلق بشخص آخر غير رئيسك في العمل ولكن لديك القدرة على وضع حدود، فيمكنك العودة إليه باقتراح بديل. وإذا كان الموقف يتعلق بشخص آخر غير رئيسك في العمل ولا تملك السلطة للتراجع عن المواعيد النهائية، فقد تحتاج إلى إشراك رئيسك في العمل في تلك المحادثات. في النهاية، من المحتمل أن تبدو الصياغة شيئًا كهذا:

«سمعت أنك ترغب في ذلك بحلول نهاية الشهر. لكن مع المشاريع الأخرى التي نقوم بها لن يكون من الممكن الوفاء بهذا الموعد النهائي. أود أن أقترح موعدًا نهائيًا في منتصف الشهر المقبل. هل يبدو ذلك مقبولًا؟»

قد تؤدي هذه المحادثات إلى مناقشاتً حول الالتفات إلى موارد أخرى، مثل العقود أو إعادة موازنة العمل.

قول لا ليس بالأمر السهل. لكنه يستحق ذلك. عندما تفكر في استخدام هذه النصائح والعبارات المقترحة في عملك الخاص تأكد من التواصل بسرعة.

تواصل معهم بثقة. فأنت لست بحاجة إلى المبالغة بالاعتذار. قل ما تريد قوله ثم امضي قدمًا. وتذكر، بقولك لا، فأنت تقول نعم لما هو أهم في وقتك.