توقف عن القيام بالأعمال غير القيّمة

في الماضي، كان خبراء إدارة الوقت يوصون بتقسيم أعمالك إلى مهام A ومهام B ومهام C. كان المفهوم أن تقوم بالمهام A أولاً، ثم المهام B، ثم المهام C بالترتيب، وإذا تغيرت الأولويات فقط عدّل ترتيب مهامك.

يبدو أن القيام بجميع جوانب العمل كان ممكنًا آنذاك، فقط لو اتبعت بعض قواعد إدارة الوقت الأساسية.

انتهت طريقة التفكير تلك خلال فترة الركود التي حدثت بين عامي 2007 و2009، إذ أنّه خلال الفترة الممتدة من يناير 2008 إلى فبراير 2010، فُقدت حوالي 8.8 مليون وظيفة. وعلى الرغم من فقدان هذه الوظائف، إلا أن الكثير من العمل لم يتوقف، فقد اضطر المعلمون إلى تعليم المزيد من الأطفال في صفوفهم، وتلقى ممثلو خدمة العملاء المزيد من المكالمات الهاتفية، واضطر المدراء إلى إدارة المزيد من الأشخاص، فيما تمّ دمج الفرق. ومهما كانت الوظيفة، فإن الجميع انتهى به الأمر إلى تحمُّل أعباء عملٍ إضافيةٍ. وبالرغم من تحقيق مكاسب حقيقية في الإنتاجية منذ ذلك الحين، فإنّ أيام المهام A وB وC قد ولّت. فالشعور بالضغط الشديد هو الوضع الطبيعي الجديد.

لذا، فإنّها في الواقع مسألة حياة أو موت بالنسبة لمهنتك أن تتخلص من العمل عديم النفع، والمهام التي لا تعني شيئًا للعملاء أو الزملاء. اتّبع نهجًا نشطًا، وصمّم وظيفةً جديدةً وفعّالةً بنفسك.

وإليك متى ينبغي عليك فعل ذلك:

▪️عندما تبدأ وظيفةً جديدة، يكون لديك منظور جديد حول ما يجب القيام به وتستطيع رؤية العمل غير القيم بسهولةٍ أكبر.

(تحقق من جميع المهام الموجودة في وظيفتك): اقترح أهدافًا لثلاثة أشهر على مديرك، وتخلص من أكبر قدرٍ ممكن من المهام غير المجدية. عندما تُضاف المزيد من المسؤولية إلى ما تقوم به، فلديك فرصة لإعادة هيكلة عملك وتقديم خطتك. قدم خيارات لمديرك: «هل يجب أن أقود الفريق المعني بإنجاز هذه المهمة علمًا أنها ستأخذ حوالي 20% من وقتي؟ أو يجب أن. ..؟».

عند إعادة التنظيم، يجب أن تحذر ألا تحمل على عاتقك الكثير من المسؤوليات. يعتقد الناس أنهم لا يستطيعون قول «لا» وإلا سيستغنى عنهم، ولكن في الواقع، بعد إعادة التنظيم يكون الباقون مهمين لنجاح المؤسسة في المستقبل، لذلك إذا عرضت أن تعيد هيكلة وظيفتك، سَيُنظر إليها بشكلٍ إيجابي.

▪️عندما تقوم بعملٍ رائع ويحتفل الجميع به، فإنها فرصةٌ رائعة لطلب شيءٍ ما، اطلب المساعدة في تقليل عملك غير القيم من وحدة الإنتاجية أو خبراء تكنولوجيا المعلومات في شركتك.

وهذه هي الطريقة لفعل ذلك:

1. “أخرجه بالتصويت”: كان أحد المراقبين الأذكياء يكتب تقارير شهريةً لسنوات ولم يقرأها أحد، أرسلَ قائمةً بهذه التقارير وطلب التصويت على الثلاثة أو الأربعة تقارير الأكثر أهميّة، ثمّ توقف عن كتابة تلك التقارير التي لا يستخدمها أحد.

يمكنك أيضًا سؤال عملائك إن كان بإمكانك عدم فعل شيءٍ معيّن، بالطريقة ذاتها التي يسأل بها بائعو المتاجر الآن الناس إن كانوا حقًّا يرغبون في أخذ إيصالاتهم، فالفكرة هي ببساطة أن تتوقف عن فعل الأشياء غير المهمة، والتأكد من ذلك أولًا حتى لا تتعرض للمتاعب.

2. “قم بأتمتتها”: إذا كانت قيمتها منخفضة، فمن السهل تطبيق الأتمتة عليها. ما عليك سوى العثور على صديقٍ في وظيفة تكنولوجيا المعلومات لمساعدتك على ذلك، وإذا كنت تتحدث عن جدولة أو ترتيب المواعيد، فربما توجد تطبيقات يمكنك استخدامها. فقط تبين ما تريد القيام به واعثر على شخصٍ يساعدك على ذلك.

▪️(اكتب قوانينك الخاصة): حدد ما ستفعله وثم تأكد من علم الأشخاص بقوانينك.

قررت بروفيسورة كتابة مراجع شخصية فقط لطلابها والمستشارين، وأعلنت الأمر في محاضراتها، وقد وفَّر لها هذا الكثير من الوقت.

حدد وقتًا ثابتًا كل أسبوعٍ لنفسك بالعمل، واستغل الوقت لمعرفة كيفية التخلص من الأعمال غير القيّمة. ساعة واحدة فقط يمكنها أن تحدث فرقًا كبيرًا.

اختر وقتًا والتزم به، أغلق بابك -إذا كان لديك باب- أو ابحث عن غرفة اجتماعات. قد يستغرق الأمر بعض الوقت حتى يتعلم الناس عدم إزعاجك خلال تلك الفترة، ولكن إذا كنت مثابرًا بأدب سينجح الأمر، أو اتبع نهج الأطباء وافتح ساعات لاستقبال المكالمات، دع الناس يعرفون متى ستكون متاحًا للإزعاج من جميع الأنواع، ومتى لن تكون كذلك.

أعد تصميم وظيفتك الخاصة، إنه عملك في نهاية المطاف، اجعلْه يعمل لصالحك، وتوقف عن القيام بالأعمال التي لا تستحق العناء.