5 استراتيجيات لإنجاز عمل أكثر في وقت أقل

أنت غارقٌ في العمل ولا تستطيع إنجاز ما يكفي بأسلوبك الحالي. لقد قمتَ بتحديد الأولويات وخطّطت، ووزّعت المهام، وحاولت التركيز. المرحلة التالية هي زيادة كفاءتك لكي تتمكن من قضاء وقت أقلّ والقيام بعمل أكثر، فيما يلي خمس استراتيجيات لمساعدتك.

1- ابدأ بتوضيح ما عليك القيام به بشكل فعليّ:

وعلى أي مستوى ثم اسأل نفسك إذا كان هناك أي عمل يمكنك الاستفادة منه، وفي حال وجود فرصة لذلك، انسخ والصق وعدّل العمل السابق. لتسريع تنفيذ المهام المتكررة، قم بإنشاء جدول أو قائمة مهام. كما يمكن أن يوفر القيام بمحادثة بدلاً من كتابة شيء ما الوقت اللازم. وأخيرًا، قرر مسبقًا كم من الوقت ستقضي في إنجاز مهمة معينة والتزم به.

لديك مهام أكثر مما يمكنك إنجازه بأسلوب العمل الحالي، لقد قمت بتحديد الأولويات، لقد خططت، ووزعت المهام. لقد حاولت التركيز. المرحلة التالية هي زيادة كفاءتك كي تتمكن من قضاء وقت أقل وتقوم بعملٍ جيد.

الاستراتيجيات التي تعمل بشكلٍ أفضل بالنسبة لك ستختلف من شخص لآخر ومن حالة لأخرى. ولكن كمدربة تعمل مع الأشخاص الذين يحتاجون إلى إنجاز المزيد في وقت أقل، لقد وجدت أن استخدام إحدى هذه الاستراتيجيات يمكن أن يوفر لك ساعات كل أسبوع.

2- توضيح ما يريده العميل:

عندما تتولى مهمة، تحدث مع أصحاب العمل الرئيسيين حول ما يتوقعونه منك. ربما يحتاجون إلى عرض تقديمي ببرنامج PowerPoint، أو ربما لا يحتاجون إليه. ربما يحتاجون إلى عمل ممتاز بتقدير A+، أو ربما يكون التقدير B+ كافيًا. ربما يحتاجون إلى خطة شاملة، أو ربما يكون مخططًا أوليًا بسيطًا مناسبًا.

واحد من عملائي الذين درّبتهم على إدارة الوقت، يعمل في مجال الأسهم تمكّن من توفير أيام من العمل عندما أدرك حقيقة أنه في بعض الحالات، كل ما يلزم هو جمع ما يكفي من المعلومات لاتّخاذ قرار “الموافقة” أو “عدم الموافقة”. ليست جميع الحالات تتطلب تحليلًا شاملاً ومفصلاً.

عن طريق توضيح ما هو مطلوب القيام به فعليًا وعلى أي مستوى، يمكنك توفير ساعات من الوقت في اتخاذ قرار ما يجب القيام به وإنجاز المهام.

3- إعادة استخدام المواد السابقة:

قدرتك على تقليل الوقت من خلال تكرار العمل ستتفاوت تبعًا للمسؤوليات الخاصة بك. ولكن عندما تستطيع ذلك، قم بنسخ ولصق وتعديل المواد السابقة كما في الرسائل الإلكترونية، والعروض التقديمية، والتدريبات، والاقتراحات، وتقريبًا أي نوع آخر من الأنشطة التي تقوم فيها بتقديم محتوى مشابه.

لقد أثبتت هذه الاستراتيجية أنّها مفيدة جدًا لعملائي الذين يقدمون عروضاً تقديمية أو يدرسون. عندما يكون لديك وقت محدود، لست مضطراً على تجديد المواد بالكامل، استعِن بما هو لديك بالفعل لتوفير ساعات من الوقت وتقديم أفضل محتوى. يميل أفضل المتحدثين إلى إعطاء نفس الخطاب مرارًا وتكرارًا لأن التكرار يعلّم الشطّار!

4- تطوير القوالب وقوائم المهام لتسريع إنجاز الأعمال الروتينية:

قم بإنشاء قالب أو قائمة مهام أو ابحث عن قوالب جاهزة يمكنك استخدامها. على سبيل المثال، لديّ قالب بريد إلكتروني أملأه كل عام لإرساله إلى محاسبي مع معلومات عن ضريبة نهاية العام. وعلى أساس شهري، أمرّ عبر قائمة المهام للأمور المالية الشهرية.

قد تحتاج إلى قوالب لبعض الأمور مثل إعداد التقارير الأسبوعية أو العروض التقديمية أو جداول أعمال الاجتماعات. كما يمكن أن تكون القوائم المحددة قيّمة في التخطيط الأسبوعي أو الاجتماعات الفردية أو الأنشطة المتكررة الأخرى. تسمح لك كل من هذه الجداول بأداء عمل جيد في وقت أقل لأنك لا تحتاج إلى قضاء وقت في تذكر ما يجب القيام به أو اتخاذ قرار بالخطوة التالية.

كما يمكنك الاحتفاظ بها في نظام أكثر تطورًا، ولكنني أجد أنه في كثير من الأحيان يكفي تسجيلها في ملف Word.

5- القيام بالمحادثة إن أمكن:

يمكنك توفير الوقت عن طريق مشاركة ما قمت به شفويًا. على سبيل المثال، قد يطلب منك مديرك البحث في موضوع معين. بدلاً من كتابة عرض تقديمي رسمي، قد تحقق أهدافك في وقت أقل عن طريق أخذ ملاحظات ثم مناقشة النتائج خلال اجتماع فردي.

هذه الاستراتيجية يمكن أن تعمل بشكلٍ جيد أيضًا إذا كنت بحاجة إلى التحدث حول مفاهيم أكثر تجريدًا، مثل التصميم. أحد عملائي الذين أدربهم وجد أنه من الأسرع التواصل مع مهندس معماري عن طريق مناقشة أو رسم الأفكار بدلاً من كتابتها.

الخطوة الأخيرة تحديد وقت العمل، إن استراتيجية القيام بعمل جيد في وقت أقل هي أن تحدّد مسبقًا كم من الوقت ستقضيه على مهمة معينة أو جزء من المهمة، ثم الالتزام به. على سبيل المثال، إذا كنت تميل إلى الاستثمار الزائد في عملية البحث، قد ترغب في أن تقول لنفسك أنك يجب أن تتوقف بعد ساعة إلى ساعتين. أو إذا كنت تواجه صعوبة في إعداد مسوّدة أولية، فيمكنك التخطيط مسبقًا كم من الوقت تودّ أن تستثمر في كتابة شيء ما.

علمًا أن تحديد وقت العمل لا يضمن أن تنتهي من إنجازه في الوقت المحدد. ومع ذلك، فهو بالتأكيد يساعد في التركيز. واتخاذ قرار مسبق بشأن استثمار الوقت يساعد في تطبيق “قانون باركنسون”، الذي ينصّ على أن العمل والوقت متكافئان، وهذا لمصلحتك.

كلّنا لدينا حدودنا، لذا لا يمكنني أن أعدك بأنه سيتم الانتهاء من كل شيء باتبّاع الاستراتيجيات السابقة. ومع ذلك، عندما تستخدم هذه التقنيات، يمكنك إنجاز المزيد في وقت أقل.