كيف يمكن لمهارات الإنتاجيَّة أن تستعيد وقتك؟

ملخَّص

يحرص معظمنا إلى حد غير معقول على وسائل إنفاقنا للمال، أمَّا إذا تعلَّق الأمر بوقتنا، فإنَّه يحظى بالمرتبة الثانية من اهتماماتنا؛ لكن الأخبار السَّارة، هي العثور على طرائقٍ سهلة يمكنك من خلالها استعادة بعضًا من الوقت المفقود. فالمهام الموجهة نحو العمليَّات التي لا يمكن أتمتتها لا ينبغي أن تصبح على الأقل مفوضة لآخرين أو لمصادر خارجيَّة لأدائها؛ فإذا كانت منخفضة الخطورة، أو متكرِّرة، أو لا تتَّصف بالتَّعقيد يمكن لشخصٍ آخر إجراءها مقابل جزءٍ من أجرك في السَّاعة.

إذن، لما تصرُّ على إجراءها؟ معظم قراراتنا التي اتخذناها يترتب عليها آثارًا عكسيَّة، لذا يجب أن نتخذ غيرها للتو. ولعله من غير المعتاد أن نعقد اجتماعًا باستخدام أدوات التواصل غير المتزامنة، ولا تتطلب معظم الأشياء إجابةً فورية. فمع أنه سوف يتعين عليك في البداية قضاء بعض الوقت لتخصيص وقتٍ على المدى الطويل، كالفائدة المركبة – على سبيل المثال -، فإنك ستوفر وقتًا بمقدار أضعافًا مضاعفة من الوقت الذي تستثمره.

جميعنا مشغولون، مشغولون بسداد الفواتير، والرهن العقاري لموظفيه، ورعاية الصغار، وإنهاء العمل في موعده المحدد؛ وما يتبقى بعد أداء بجميع الالتزامات القليل من الوقت لأنفسنا لتكوين علاقاتٍ هادفة مع الآخرين. عندما نقول أنَّ وقتنا ضيق، يعني أننا نفتقر إلى القرارات الصائبة، ولكن يمكننا أن نحدث تغييرًا، فمعظمنا حريص للغاية بشأن سبل إنفاق أموالنا، فماذا عن الوقت الذي نرتبه بالكاد ثاني أولوياتنا؟

نجيب ب “نعم” على جميع الاقتراحات غير المعقولة بشأن الوقت، فإننا نعالج كل شيء كما وأنَّه طارئ؛ نحضر اجتماعات لا معنى لها، ونرفض أن نفوض العمل لشعورنا بالخوف من رداءة الجودة، ونحسر أيامنا بقضائها في المراسلات وعلى الهواتف الذكيَّة، ويستمر عنادنا في أداء مهامٍ تستطيع الآلات أن تؤديها.

على غرار المال، لا يمكن استعادة الوقت

من السهل أن تستمد شعورك بالهويَّة في عجال، ولكن ماذا سوف تحقق في النهاية؟ بحكم عملها كممرضة الرعاية الملطَّفة، أشارت “بروني وير” في كتابها “أهم خمسة أشياء يندم عليها المرء عند الموت”، أن أحدها هو الكد في العمل للغاية.

ثمة خطوة واحدة للانضمام لعالم الأثرياء الجدد الذين يستخدمون الوقت بحكمةٍ، ومن ثم ينعمون بمزيدٍ من الوقت، وهنا الكاتبة تؤيد المفارقة القائلة بأنه يمكننا إنجاز الكثير في وقتٍ قليل، وهذا ما كتبته في “قضية يوم عمل لمدة ست ساعات”: ارفضْ أن تكرس نفسك لحياة تحملق في الشاشات لمدة إحدى عشرة ساعة، ولكن هذا خيارك.

فإن اخترت أن تسترجع وقتك، ها هي الخطوات التي يمكنك البدء بها:

الأتمتة

في الآونة الأخيرة، يمكن أتمتة المهام بجميع أنواعها، ولكن عدد قليل من رواد ورجال الأعمال يستغلون أدواتها البسيطة، والفعالة، والمتوفرة بأسعار معقولة في السوق.

وإليك هنا جملة من المهام التي يمكن أتمتتها:

من الناحية القانونيَّة: استخراج البيانات، ومراجعة العقود.

المبيعات: جذب العملاء المحتملين، ورعايتهم، وتطوير المقترحات، وتحضير الاجتماعات، وذكاء العملاء (CI)، والذكاء التنافسي.

التسويق: تصميم قوالب البريد الإلكتروني، ومشاركة المحتوى التسويقي، وإعادة استخدامه، وتوزيعه.

تكنولوجيا المعلومات: النسخ الاحتياطي للبيانات، وإدارة الشبكات، وصيانة الحاسب الشخصي، وإنشاء حساب، ونقل الملفات، واستخراج البيانات.

الموارد البشريَّة: جدولة كشوف المرتَّبات، وتعيين المرشحين المحتملين.

التطوير/البرمجة: البرامج النصية لنسخ الملفات، وتنفيذ الإجراءات المتكررة، وتحسين الصّور.

دعم العملاء: السوح، والاستبيانات، والإجابة عن استفسارات العملاء.

وبإمكانك استخدام المواقع التَّالية:

• إدارة سير الأعمال: Zapier. com, IFTTT. com
• النشر على مواقع التواصل الاجتماعي: Buffer and HootSuite.
• جدولة المواعيد: Calendly. com
• إعادة استخدام المحتوى: Repurpose. io

التفويض

يجب للمهام الموجهة للعمليات التي لا يمكن أتمتتها أن تفوض على الأقل لآخرين أو لمصادر خارجيَّة لأداءها. فإذا كانت منخفضة من ناحية الخطورة، أو متكررة، أو غير معقدة، فيمكن للآخرين أداؤها نظير جزء من أجرك في الساعة، فلما تصرّ على أداءها بنفسك؟

في حلقة من حلقات البرنامج الإذاعي المعروف ل “تجربة جو روغان”، اقترح “نافال رافيكانت”، مؤسس شركة “آنجيلِّيست” ضبط معدل الساعات الذي يمكن للمرء العمل في نطاقه، والالتزام به، قائلاً أنه: “لا تؤدّ شيئًا في مدة أقل سوى المدَّة التي حددتها ما إذا كانت لحضور الاجتماعات، أو إرجاع طردٍ من أمازون…وإن تعيَّن عليّ فعل شيء، ومدته تستغرق أقل من معدل ساعاتي المحدَّدة، سوف أنسحب عن أدائه”، وبحكم خبرتي بالعمل مع المئات من رواد الأعمال، أعرض عليهم هذا الجدول في كثير من الأحيان، الذي صمَّمه المؤلف “بيري مارشال”، وأطرح عليهم السؤال “ما النسبة المئوية من الوقت التي يمكن قضاؤها في مهام قيمتها في السَّاعة عشر دولارات؟”.

هل تبلغ قيمة عملك عشر دولارات أمريكي أم عشرة آلاف دولارٍ أمريكي في السَّاعة؟

إن إجابتي المعتادة دائمًا هي “حوالي نصف الوقت”، وذلك عندما أضغط على العاملين لتفويض آخرين لأداء بعض المهام، يجيبوني دون سخرية “أننا لسنا لدينا الوقت الكافي لأداء هذا”.

يتعين عليك قضاء الوقت لتخصيص وقتٍ، كالفائدة المركبة على سبيل المثال، فإنك على المدى الطويل يمكنك أن توفر وقتًا بمقدار أضعافٍ مضاعفة عما تستثمره؛ إلا أن ذلك “قد يستغرق مني بضع دقائق في اليوم للتمرن على هذا”، ولتكن خمس دقائق في اليوم، خمس مرات في اليوم، يمكن إضافتها إلى خمسة عشر يوم عمل كل سنة، ولا حتى على حساب تكاليف التحول المعرفي.

ولإتمام مهام ذات قيمة منخفضة، يمكنك تجريب أدوات مثل:

المهام اليوميَّة: GetMagic. com, TaskRabbit. com

المهام الإبداعيَّة والمساعدون الافتراضيُّون: Upwork. com, Freelancer. com.

استخدام التواصل اللاَّتزامني:

“إنه شر ولابد منه” تلك هي كلمات مديري السابق بأحد المصارف الأستراليَّة البارزة، وهنا أطرح السؤال، لماذا يتعين على اثني عشر شخصًا حضور اجتماع دوري مدته ثلاث ساعات، في حين أن عشر منهم ليس لديهم أية أفكار ثمينة يمكنهم أن يساهمون بها فيه. إذن إنَّه ليس بشر لا بد منه، بل مجرد مضيعة للوقت لا فائدة منها.

إن الافتقار إلى الملكية والميل إلى الاستعانة بمصادر خارجيَّة عن طريق المساءلة من خلال اجتماعات متعددة الأشخاص والساعات واستقبال رسائل البريد الإلكتروني يجعل الشركة كاسدة ويخفض الروح المعنوية لدى موظفيها. ولهذا، فإن النهج الأفضل الذي ينص باتباعه هي مقولة “سأحضر الاجتماع عند ملاءمة الظروف” وهي أساس التواصل اللاتزامني، وفي الواقع معظم الأشياء تتطلب إجابة فوريَّة، فليست الاجتماعات وحدها مجرد وسيلة لإيصال المعلومات، بل أيضًا البريد الإلكتروني والرسائل النَّصيَّة. إذا أصدرت قرارٍ ما، فحاول إذن جدولة اجتماعات قصيرة تتزايد مدتها من خمس عشرة إلى ثلاثين دقيقة بدلاً من الالتزام بساعةٍ الذي ما زال سببًا في ركود المنظمات حاليًا، وإذا لم تقتضِ الضرورة بعقد الاجتماعات (وهذا ليس من المعتاد)، فإنه يمكنك الاستعانة بمنصات التواصل التالية:

للرسائل الفوريَّة: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams.

إدارة المشروعات: Asana, Trello, Basecamp, Airtable

إيقاف تلقي الرسائل والمواقع الإلكترونيَّة: Inbox Pause, Blocksite.

التوقف عن اعتبار جميع القرارات “قرارات كبيرة”

من الصَّعب التحدث بشأن التواصل اللاتزامني دون الإشارة إلى ما يسميه “جيف بيزوس”، رئيس مجلس إدارة أمازون “بقراري النوع الأول والنوع الثاني؛ فتتسم قرارات النوع الأول بالكبر، والتشعب، وكونها لا رجعة فيها، وتزايد مخاطرها، في حين النوع الآخر يمكن الرجوع فيها. فإذا ارتكب خطأ، يمكن التعويض دون حدوث الكثير من الأضرار إن وجدت. ومعظم قراراتنا من النوع الثاني، التي ينبغي اتخاذها بسرعة، فكلما قل عدد القرارات التي نعتبرها من النوع الأول، قل الوقت الذي نستغرقه في الاجتماعات وعمل الاتصالات.

تجميع المهام

يعد تعدد المهام أسطورة، كما أن التحول بين مهمة وأخرى يجعلنا غير منتجين، ومستنفدين، ولكن هذا لا يمنع أيضًا أنه لا يمكننا أن نجمعها.

صاغت “كاثرين ميلكمان”، خبيرة الاقتصاد السلوكي بكلية وارتون، جامعة بنسلفانيا، مصطلحًا يدعى “تجميع الإغراءات في حزم”، وهو يشير إلى تجميع الأشياء التي ترغب في أداءها مع المهام التي تؤديها حتى يساعدك على بناءٍ عادات إيجابيَّة.

دعنا نقول إن طبيب العلاج الطَّبيعي طلب منك تخصيص ثلاثين دقيقة للتمرن على الحركة في اليوم، وأداءها ثلاث مرات في الأسبوع، فقط أو مع شيء آخر ترغب إجراءه كمشاهدة فيلم وثائقي على اليوتيوب أو حتى مهاتفة معارفك.

فبتقديم القليل من الأعذار واستثمار الوقت اللازم لأداء عملك، وتكوين صورة لحياتك الشخصيَّة، فلا يمكنك فقط الانضمام إلى الأغنياء الجدد ولكن يمكنك تنمية حياة أكثر فائدة وأقل أسفًا، كما قال الفيلسوف الروماني الرواقي “الحياة طويلة ما دمت تعرف كيف تستثمرها”.