جربت 4 طرق لتنفيذ المهام، إليك ما نجح منها

جربت 4 طرق لتنفيذ المهام، إليك ما نجح منها

هل تعرف ذلك الشبح الأخضر اللزج من فيلم Ghostbusters الذي يطفو في الهواء ويأكل كل شيء من حوله؟

إنه يذكرني بقائمة مهامي، فكل يوم تزداد بشكل أكبر وأكبر وأنا أحاول السيطرة عليها، من لديه خطة للقيام بها؟

لم تكن الأمور على هذا النحو دائمًا فقد تغير تفكيري خلال عامي الأول في الكلية. شعرت فجأة أنني لم أعد أتذكر الأشياء كما كنت معتادة، وكان لدي الكثير لأتابعه: الوظائف، والتدريب الداخلي لعمل، وكل ما يحدث بشكل غير مخطط له كأن أنسى مفاتيح سيارتي. في هذا الوقت تقريبًا بدأت بتجربة التخطيط ليومي وقوائم المهام المختلفة.

للأسف، لم أتقن مطلقًا موضوع الإنتاجية بالكامل. توجد الكثير من الأساليب المتاحة للبقاء منظمًا، وجربت معظمها على مر السنين: الاحتفاظ بقائمة المهام الخاصة بي في دفاتر الملاحظات، والمجلات النقطية، والمخططات الورقية، وتطبيقات الهاتف، ومئات المنشورات المرمزة بالألوان والملصقة على مكتبي.

لم يثبت أي شيء… حتى وقت قريب.

قررت هذا العام أن كل ما سبق أرهقني ويجب وضع حد له. لقد بحثت في أرشيفات هارفارد بزنس ريفيو للبحث عن أفضل أساليب قائمة المهام المتاحة وتعهدت بتجربة هذه الأساليب الأربعة المفضلة.

جربت أربع استراتيجيات مختلفة لمدة أربعة أيام. شرعت في تنفيذ 12 مهمة تتطلب قدراً مماثلاً من الجهد والوقت والتركيز كل صباح، ثمانية منها كانت مهمة بالنسبة لي لإكمالها بحلول الساعة 5 مساءً. عدد الاجتماعات التي عقدتها بين الاثنين والخميس يختلف اختلافًا طفيفًا (لقد أشرت إلى المكان الذي قد يكون هذا عاملاً فيه). قمت بقياس الإنتاجية الإجمالية ومستويات التوتر في نهاية كل يوم.

الاثنين: لا توجد قائمة فقط أراجع التقويم.

باعتباري شخصًا غالبًا ما يشعر بأنه مهووس بقائمة مهامه فإن فكرة تمزيقها بدت رائعة لذلك كلما صادفت مقالًا ينصحني بفعل ذلك أشعر بسعادة غامرة. كتب المؤلف دانيال ماركوفيتز: «توقف عن عمل قوائم المهام، إنها ببساطة تؤديك للفشل والإحباط».

فكرته محقة ومباشرة فبدلًا من الاعتماد على تطبيق Post its أو تطبيقات الإنتاجية، استخدم التقويم الرقمي لتنظيم وقتك. قدر الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة عليك إنجازها، واحجز تلك الفترة مسبقًا. يقول ماركوفيتز إن هذه الطريقة تساعدك على تحديد أولويات عملك بشكل أفضل، وتمنحك مواعيد نهائية مضمونة، وتمنعك من جعل مهام سهلة التنفيذ كأولويات.

إذًا قمت بتجربة هذه الطريقة وآخر شيء قمت به يوم الجمعة أنني ألقيت نظرة أخيرة على قائمتي وقمت بجدولة جميع المهام التي أردت إنجازها يوم الاثنين. تركت بعض الأوقات مفتوحة لتناول الغداء ومراجعة رسائل البريد الإلكتروني وأي مهام قد تظهر في اللحظة الأخيرة.

لقد منحني ملء التقويم الخاص بي مسبقًا إحساسًا حقيقيًا بالسيطرة على وقتي لكن مع وصول عطلة نهاية الأسبوع بدأت أشعر بالذعر. أثر بي فيلم (Sunday Scaries) وحولني لشخص قلق يوم السبت وذلك حوالي الساعة 2 مساءً. لقد وجدت نفسي أفتح Outlook باستمرار لأرى ما سأفعله. بدا لي أن كل مهمة كانت تحدق في وجهي عبر الشاشة وتهمس «سآتي قريبًا».

بمجرد حلول صباح يوم الاثنين تمكنت من جمع قواي. بدأ ذلك عندما رن جرس التنبيه لأول مهمة وكنت على استعداد للقيام بها. لم يكن علي استخدام أي قوة دماغية لمعرفة المهمة التي يجب معالجتها وشعرت بارتياح كبير خاصة في صباح يوم الإثنين، وأنهيت كل ذلك مع توفير 10 دقائق. كما أن الوقت المحجوز في تقويمي خفف أيضًا من أي ضغط أشعر به عادةً للرد على رسائل البريد الإلكتروني أو المهام المتعددة. بعد قولي هذا كان عليّ أن أغير بعض الأشياء بسبب تغييرات الجدول الزمني في اللحظة الأخيرة.

أقل جزء مفضل لدي من هذه الطريقة: عدم التحقق من مهمتي المكتملة. إذ يؤدي التحقق من المهام إلى إطلاق الدوبامين في أدمغتنا حرفيًا، وهو ناقل عصبي يجعلنا نشعر بالراحة والسعادة، وقد فاتني هذا الشعور.

المهام الموكلة: 12

المهام المنجزة: 8

الإيجابيات:

• يحد من التردد
• جيد لجدولة التوازن بين العمل والحياة
• يبقي ذهنك في المهمة

السلبيات:

• مخيف عند النظر على القائمة
• قد يتم إعادة ترتيب المهام مع تغييرات الجدول الزمني.
• عدم إمكانية التحقق من المهام المكتملة أو الشعور بسعادة هرمون الدوبامين.

هذه الطريقة مفيدة للأشخاص الذين يحبون التنظيم ولا يخافون من التقويم المزدحم أو الذين يحبون التخطيط للمستقبل.

هل سأفعلها مرة أخرى؟ بقدر ما أحب فكرة قائمة المهام المقسمة بشكل واضح إلا أنني سأجرب هذه الطريقة بشكل مختلف قليلاً. سأحتفظ بقائمة مهام مكتوبة وجدول للعناصر في تقويمي كل صباح. بهذه الطريقة أحصل على هيكل واضح للمهام الزمنية والشعور بالرضا عند شطبها.

الثلاثاء: احتفظ بقائمة كاملة ولكن افعل شيئًا واحدًا عليها.

تبدأ أدمغتنا بالشعور بالإرهاق بمجرد أن يكون لدينا أكثر من سبعة أشياء للاختيار من بينها وهذه مشكلة متكررة بالنسبة لي. أحيانًا تكون قائمة مهامي طويلة جدًا لدرجة أنني أنغلق على نفسي تمامًا. بدلاً من اتخاذ قرار بشأن مهمة يجب معالجتها، أحدق بعيدًا وأفكر في أفكار غير متعلقة بالعمل. «إذا كان هناك كائنات فضائية فلماذا لم يتصلوا بنا بعد؟».

من المفترض أن يساعدني التكتيك الذي جربته يوم الثلاثاء، والذي أسميه طريقة «افعل شيئًا واحدًا» في التغلب على هذه المشكلة. إنها إستراتيجية سُلط الضوء عليها في مقالة بيتر بيرغمان «قائمة المهام الخاصة بك في الواقع طويلة جدًا». المفهوم الأساسي هو: احتفظ بقائمة مهامك ولكن استخدمها فقط كمرجع وليس شيئًا للعمل عليه. في كل مرة تريد معالجة مهمة ما قم بتدوينها على Post-It والصقها حيث يمكنك رؤيتها. ثم قم بإخفاء قائمتك الكاملة وركز على مهمة واحدة. بمجرد الانتهاء من المهمة التي اخترتها اشطبها من قائمتك، وابدأ من جديد.

الفكرة هنا هي أنه من خلال اختيار مهمة واحدة في كل مرة فمن المرجح أن تتابعها بدلاً من التنقل بفتور من مهمة إلى مهمة أو مجرد التحديق في الفراغ.

اخترت مهمتي الأولى في يوم الثلاثاء: البحث عن أفكار للاجتماع القادم. قمت بتدوينها وأخفيت قائمة المهام الخاصة بي، ووضعت الملصق على الحائط أمامي حيث سيبقى ضمن رؤيتي. في كل مرة يبدأ عقلي بالشرود أعيد عيني إلى الملاحظة. ذكّرني ذلك بتقنية التأمل قليلًا: عندما يبدأ عقلك بالانجراف تشعر بأنفاسك عند الشهيق والزفير، وتعيد التركيز على اللحظة الحالية. فكر في تطبيق Post it على أنه التنفس -كتعبير مجازي- الذي يساعد وجوده المادي في التركيز على العمل الذي تقوم به.

ما هو أفضل جزء؟ بعد الانتهاء من كل مهمة كان من دواعي سروري أن أنزع الملصق من الحائط وأشطب المهمة من قائمتي. مضاعفة دوبامين!

المهام الموكلة: 12

المهام المنجزة: 11

الإيجابيات:

• الحد من التردد
• الحصول على نتائج بسبب التركيز العالي
• معدل إتمام مهام العالي
• يضاعف إفراز الدوبامين، هرمون السعادة

السلبيات:

• من الصعب إضافة مهام عند وجود الاجتماعات

هذه الطريقة جيدة للحالمين أثناء اليقظة أو الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة أو الأشخاص الذين يسهل تشتيت انتباههم.

هل سأعيد تجربة هذه الطريقة مرة أخرى؟ طبعًا. مقارنًة بتكتيك التقويم الذي واجهت فيه صعوبة أكبر في التحكم بوقتي خلال الاجتماعات وتجنب الانقطاعات. لكن أثبتت التجربة أن هذه الطريقة أكثر فائدة من السابقة، على الأقل بالنسبة لشخص مثلي يعاني من صعوبة في التركيز. أصبحت بعد يوم واحد فقط أكثر ثقة في اختياراتي، وأكثر إنتاجية، وعلى الرغم من أنني حضرت اجتماعات أكثر مما كنت حضرت يوم الاثنين إلا أنني تمكنت من إنجاز المزيد والبدء بمهام كنت أؤجلها.

الأربعاء: استخدم تطبيق إداة المهام الرقمي.

أخبرني إذا مررت بمثل هذا السيناريو لأنه يحدث لي طوال الوقت: عندما أبحث بشكل عرضي عبر متجر التطبيقات على هاتفي وأرى تطبيق إدارة مهام جديد ولامع أقوم بتنزيله مع آمال كبيرة معتقدة أنه سيساعدني في ضبط إيقاع حياتي، وهو كذلك لكن ليوم واحد فقط لدرجة أنني أنسى أنه موجود ولا أفتحه مرة أخرى.

ومع ذلك، بدا يوم الأربعاء أنه من الصواب منح تطبيق إدارة المهام الرقمي فرصة عادلة. رغم كل ما ذكرته سابقًا إلا أن استخدام قوائم المهام الرقمية بشكل صحيح له جاذبية خاصة. تتيح لك تطبيقات المهام الفاخرة جدولة المهام ومزامنتها مع بريدك الإلكتروني وإنشاء قوائم متعددة في وقت واحد.

قررت بالنسبة لهذه التجربة استخدام تطبيق يسمى Todoist فعندما تبحث على Google عن أفضل تطبيق رقمي لإدارة المهام فإن Todoist هو أول ما يظهر لك. لكننا نعلم جميعًا أن محركات البحث لا تكون دقيقة في كل شيء لذلك بحثت مزيدًا للتأكد من أنني اتخذت الخيار الصحيح، ووفقًا للمنصة المهنية The Muse وموقع LifeHack. org كنت على صواب.

كان يتضمن تطبيق Todoist كل ما كنت أبحث عنه في مخطط رقمي: فرز المشروع (الذي يسمح لك بتنظيم المهام ضمن مجموعات مختلفة)، وجدولة المهام (حتى تتمكن من القيام ببعض التخطيط طويل المدى)، والمهام المتكررة (رائعة للأشياء التي تحتاج إلى القيام بها كل يوم). تمتلك الكثير من التطبيقات الأخرى مثل Trello وAsana وظائف مماثلة لكنني تمكنت من اختبارها مجانًا باستخدام Todoist.

استخدمت كل أداة فريدة يقدمها Todoist لتحسين تجربتي وحصلت على نتائج مذهلة.

أولًا، أدخلت كل مهمة يمكنني التفكير فيها في التطبيق. بعد ذلك استخدمت ميزة فرز المشاريع لتنظيمها في مجموعات: وسائل التواصل الاجتماعي، والمقالات، والفيديو، وما إلى ذلك. سمحت لي ميزة الترميز اللوني بتعيين معنى لكل مهمة وتحديد أولويات مشاريعي العاجلة. سألت نفسي «ما الذي سأفعله اليوم؟» إذا لم أكن أخطط لإنجاز المهمة استخدمت تكنيك الجدولة لإعطائها تاريخ استحقاق في وقت لاحق.

أخيرًا، قمت بإعداد المهام المتكررة الخاصة بي. كان شعوري بالارتياح عندما علمت أنني لن أضطر إلى جدولتها مرة أخرى فالتطبيق سيفعل ذلك من أجلي. (مع العلم أنه يمكنك فعل شيء مشابه في معظم التقاويم الرقمية).

سمح لي التفكير بشكل استراتيجي حول ما سأكون قادرة على تحقيقه في إطار زمني معين بتجنب التردد والقلق الذي يصاحب ذلك. بدلاً من التحديق في قائمة من 30 مهمة يمكنني إكمالها في الساعات الخمس القادمة قمت بتصغيرها إلى أهم 12 مهمة لدي، والتي كان من السهل فهمها. سمح لي التطبيق أيضًا بإعادة ترتيب المهام عن طريق سحبها للأعلى والأسفل حسب الأولوية على مدار اليوم.

المهام الموكلة: 12

المهام المنجزة: 11

الإيجابيات:

• عظيم لتنظيم الكثير من المهام (بما في ذلك المهام قصيرة وطويلة الأجل).
• جدولة المهام المتكررة تحرر مساحة من التفكير في الدماغ.

السلبيات:

• من الصعب تتبع المهام الجارية.
• فرز دوبامين أقل.

هذه الطريقة مفيدة للتقنيين والأشخاص الذين يحبون استخدام هواتفهم ولديهم الكثير من المهام لتنظيمها أو الذين يعملون في مجموعة متنوعة من المشاريع.

هل سأستخدمها مرة أخرى؟ لقد أحببت الوظائف الفريدة التي يقدمها التطبيق الرقمي لكن كان من الصعب تتبع كل ما أنجزته، بمجرد إكمال المهمة يختفي أثرها. لكن النسخة المدفوعة من Todoist تحل هذه المشكلة. كما أن النقر فوق علامة اختيار على الشاشة كان أيضًا أقل شعور بالرضا من شطب مهمة من القائمة الورقية، وهو عامل مهم جدًا بالنسبة لي. أخيرًا، قد يبدو التطبيق الرقمي كإصدار ساحر من التقويم الرقمي: أسهل في الاستخدام وأكثر إمتاعًا بصريًا لكنه يقدم في النهاية أدوات مماثلة. بشكل عام ما زلت أفضل القائمة الورقية على القائمة الرقمية.

الخميس: اصنع ثلاث قوائم.

ذهبت إلى البرية قليلًا يوم الخميس. لقد قمت بعمل ثلاث قوائم مهام.

في مقالتها بعنوان (ترويض قائمة المهام الملحمية)، كتبت المدربة التنفيذية أليسون ريم أن قائمة المهام الواحدة ليست كافية لإدارة حياتنا المعقدة للغاية. شرحت «قوائمنا مكتظة بالأولويات العاجلة التي يجب علينا إنجازها على الفور، والمهام المهمة التي نخشى نسيانها لكن ليس لها تاريخ استحقاق محدد، والمهام الأساسية التي نضيفها إلى القائمة لأنها تجعلنا نشعر بالرضا عند القيام بها».

لدينا مهام بشكل أساسي في قائمة المهام أكثر مما نتخيل لإكمالها. عندما يحدث هذا الأمر فإننا ننشغل في حلقة لا تنتهي من إكمال أسهلها وأكثرها إلحاحًا، ونفشل في إنهاء تلك الأكثر أهمية. تقترح ريم الاحتفاظ بثلاثة قوائم بدلًا من الخروج بقائمة واحدة طويلة. القائمة رقم 1 للمهام المهمة غير الحساسة للوقت (وتعرف أيضًا بالأشياء التي تحتاج إلى القيام بها في النهاية ولكن ليس اليوم). القائمة رقم 2 للمهام التي تحتاج إلى إكمالها اليوم. القائمة رقم 3 مخصصة للمهام التي كانت مدرجة في قائمة مهامك منذ زمن ولكنك لن تنجزها يومًا.

بمجرد حصولك على جميع القوائم الثلاث ابدأ بالقائمة رقم 2. قم بجدولة المهام التي تحتاج إلى إنجازها اليوم في التقويم الخاص بك (على غرار ما فعلته يوم الاثنين). بعد ذلك خذ القائمة رقم 1 وجدول هذه المهام لتواريخ مستقبلية. إنك تقر من خلال جدولة مهامك حسب الأولوية بأن وقتك مورد ثمين ومحدود. من المرجح أن تكمل عملاً هادفًا وتتخلص من العمل الذي لا تحتاج حقًا إلى القيام به.

كانت قائمة المهام رقم 3 إلى حد بعيد أفضل جزء من هذا التكتيك. إنه لمن دواعي سروري أن أعترف «أنني لن أنجز هذه المهام أبدًا» أعطتني جدولة المهام طويلة المدى إحساسًا مشابهًا للشعور بالرضا، وأصبحت أقل قلقًا بشأن نسيانها.

كانت قائمة الجدولة رقم 2 أكثر صعوبة. سواء أكان الاجتماعان الإضافيان في التقويم الخاص بي أو طبق الفلفل الحار الذي أكلته على الغداء، إلا أن هذا التكتيك لم يمنحني الدعم للتحكم بوقتي طوال اليوم كما فعلت بعض الأساليب الأخرى. أحتاج إلى دعم تحفيزي إضافي لإرشادي خلال المهام قصيرة المدى، ويبدو أن هذا النهج يفسح المجال بشكل أفضل على المدى الطويل.

المهام الموكلة: 12

المهام المنجزة: 8

الإيجابيات:

• يبقيك منظمًا.
• يُقصر قائمة مهامك.
• يخفف من القلق بشأن المشاريع المستقبلية.

السلبيات:

• يمكن أن تصبح كل المواعيد مربكة.
• لا تساعدني في تحفيزي في الوقت الحالي.
• من السهل أن تضيع القوائم الورقية (إذا اخترت هذه الطريقة).

هذه الطريقة مفيدة للأشخاص الذين لديهم أولويات تتنافس على الأولوية، أو الذين يحبون حذف العناصر السهلة من قائمتهم كثيرًا أو الذين لا يحتاجون إلى الكثير من الدعم للحفاظ على تركيزهم.

هل سأستخدمها مرة أخرى؟ أنا شخصياً لن أستخدم هذه الطريقة على المدى الطويل. أحب كتابة قوائمي على الورق، وكان من الصعب تتبع القوائم الثلاثة. ومع ذلك يوجد جانب واحد من هذه الطريقة كان عبقريًا وهي القائمة رقم 3. راجع قائمة المهام الخاصة بك الآن وقم بعمل قائمة بجميع المهام التي ربما لن تكملها أبدًا. صدقني لن تندم على ذلك.

ما هو رأيي النهائي؟

جعلتني طريقة «افعل شيئًا واحدًا» أشعر بأنني أكثر إنتاجية وتحكمًا من الطرق الأخرى، ولكن كان من الأفضل حقًا إكمال المهام العاجلة. من الآن فصاعدًا، سأقوم بدمج هذه الطريقة مع Todoist، إدارة المهام الرقمية الخاص بي، والذي يعد أفضل لجدولة المهام المهمة المستحقة لاحقًا.

أعترف أن رأيي يعتمد بالكامل على تفضيلاتي ونقاط القوة والعيوب الخاصة بي. لا توجد طريقة أفضل حقًا من الأخرى، وما يناسبك سيعتمد على المراوغات والعادات الخاصة بك وما تحاول تحقيقه. لذا جرب! وتأكد من ترك بعض المساحة الفارغة في التقويم للاسترخاء فالإرهاق لا مفر منه.

تذكر: إذا لم تُنهِ كل شيء في قائمة مهامك اليوم فهناك دائمًا غدًا أو اليوم التالي أو الذي يليه.