ما الذي يجعل البعض أكثر إنتاجية من الآخرين؟
وللإجابة على هذا السؤال تم نشر استبيان في السنة الماضية، عن العادات المرتبطة ارتباطاً عالياً بإنجاز أكثر يوماً بعد يوم.
جاء هذا الاستبيان، لمساعدة المهنيين للوصول للإنتاجية الشخصية الخاصة.
وركز الاستبيان على سبع عادات منها:
- تطوير الروتين اليومي
- تنظيم جدول الأعمال اليومي
- التعامل بالرسائل وتطوير مهارات التواصل
- تفويض بعض المهام للآخرين
- محاولة إنهاء عدة أعمال يومياً.
بعد الحصول على 19957 إجابة من ست قارات، تمثلت نصف الإجابات تقريبًا من شمال أمريكا، و21% منها جاءت من أوروبا و19%من آسيا و10% الباقية توزعت بين استراليا وجنوب أمريكا وإفريقيا.
لقد جاءت إجابات هذا الاستبيان محدودة بتقييمات ذاتية لعادات الأشخاص الذين أجابوا على هذا الاستبيان ولم تكن الإجابات كمقاييس موضوعية لإنتاجية الأشخاص، وخصوصاً أنهم كانوا عينة مختارة.
بالرغم من ذلك نعتقد أن النتائج توفر رؤى مفيدة حول عادات الإنتاجية الهامة والتحديات التي تواجه المحترفين.
لقد تم ملاحظة 3 أنماط في النتائج:
النمط الأول: أن العمل لساعات طويلة لا يعني بالضرورة أن الإنسان عالي الإنتاجية، بل أن العمل بذكاء هو المفتاح لإنجاز الأولويات المهمة كل يوم.
النمط الثاني: أن العمر والأقدمية في العمل مرتبطة ارتباطاً وثيقاً بزيادة الإنتاجية.
حيث سجل الناس الأكبر سناً من المهنينين أداءًا أعلى من صغار السن.
النمط الثالث: أظهرت النتائج تقارب بين نتائج الرجال والنساء بل جاء الاختلاف بين الجنسين من العادات الفردية الممارسة من قبل الأفراد والتي تعزز من الإنتاجية الشخصية.
تحديدًا، وجدنا أن الذين سجلوا أعلى إنتاجية كان يؤدون نفس الأعمال بشكلٍ جيد نسبةً للأولويات ووفقاً لهدفٍ معين، كما أنهم طوروا تقنيات فعالة لإدارة أكبر قدرٍ من المعلومات والمهام.
كما تفهموا الحاجة لوضع أهداف واضحة للاجتماعات وإنجازها بمدةٍ قصيرة.
كما أنه لفهم نتائج الاستبيان بشكلٍ اعمق، تم تصنيف نتائج الاستبيان تبعاً للجغرافيا، فالناس الذين أجابوا من شمال أمريكا تم تصنيفهم بأداءٍ متوسط بالرغم من أنهم يميلون للعمل بشكلٍ أطول، ولكنهم أقل من متوسط إنتاجية الناس في أوروبا، آسيا وأستراليا.
وبقوا أعلى انتاجاً من جنوب أمريكا وإفريقيا.
تم تصنيف سكان أوروبا وآسيا وأستراليا الأوائل في النتائج، بسبب عاداتهم التي تمثلت، بالتفكير الذكي قبل البدء بالقراءة أو الكتابة، مع تنظيم جداولهم، وتقليل التفحص المستمر للرسائل.
لقد أظهرت نتائج هذا الاستبيان الاختلاف بالنتائج بين القارات، لكنه لم يظهر فارقاً بين النساء والرجال.
فحصد الرجال نسبة 55% كأعلى إنتاج في الأعمال، مقابل45% للنساء.
الجدير بالذكر، أن النساء كانوا أعلى إنتاجية وإنجازاً في الاجتماعات الفعالة التي تركز على الأهداف والخطوات التالية للعمل، والرد على الإيميلات الهامة، مع تنظيم جدول الأعمال، في حدود 90 دقيقة من الاجتماع.
على النقيض من ذلك، كان أداء الرجال جيدًا بشكلٍ خاص عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع عدد كبير من الرسائل، من خلال تخطي الرسائل ذات القيمة المنخفضة، وعدم النظر إلى رسائل البريد الالكتروني بشكلٍ مستمر.
ومع ذلك كان الرجال أكثر عرضة لترك أوقات فراغ غير منظمة في جداول أعمالهم.
لقد تمّ تحليل نتائج الاستبيان أيضاً تبعاً للعمر حيث تبين أنه كلما تقدم الإنسان بالعمر زادت إنتاجيته، لأنه تعلم من الخبرة التي اكتسبها خلال السنين، ليؤدي الأعمال بشكلٍ أذكى وأسرع، مع تطوير أعمالهم اليومية المنخفضة الفائدة وإدارة اجتماعاتهم بشكلٍ جيد جداً.
إن تحليل البيانات وفقاً للعمر جاء متطابقاً مع الأقدمية الوظيفية.
حيث زادت الإنتاجية بشكل متوافق مع الأقدمية الوظيفية مرتبطاً هذا الإنتاج العالي بقدرات التواصل القوية، وإنجاز الكثير من المهام خلال اليوم، وتنظيم الجداول.
في النهاية كيف يمكن للمهنينين الاستفادة من نتائج هذا الاستبيان ليكونوا أكثر إنتاجية؟
يمكن لهم الاستفادة من هذه النتائج من خلال عدة محاور.
أهمها:
أولاً: يجب تطوير مجموعة من العادات منها تنظيم العمل اعتماداً على أهمية الأولويات والالتزام بها لتحقيق الهدف اليومي.
مع مراجعة الجدول اليومي في الليلة السابقة وإرسال كافة التفاصيل المتعلقة بالاجتماع لليوم التالي لجميع المشاركين فيه.
كما يجب تحديد العناوين الأولية للأفكار المطروحة في الاجتماع سابقاً لتسريعه.
ثانياً: يجب تطوير تقنييات فعالة فعالة لإدارة الكم الهائل من الأسئلة والمعلومات.
منها التحقق من الملاحظات في الجهاز الخليوي خلال ساعة واحدة محددة من الوقت، بدلاً من الإطلّاع عليها بين الفينة والأخرى.
مع تخطي جميع الرسائل المرسلة بالنظر إلى موضوعها فقط مع اسم المرسل.
كما أنه من الأفضل تقسيم المهام المطلوب إنجازها ضمن مجموعات، ولا تنسَ أن تكافئ نفسك كلما انتهيت من مجموعة.
في حال كان مطلوباً منك الكثير من المهام يمكنك أن تمرر بعضًا منها للزملاء، حسب ترتيب الأولويات.
إنه لمن المستحسن أن تترك وقت فراغ في جدول أعمالك اليومي للأمور المفاجئة والإسعافية غير المخطط لها.
ثالثاً: فهم الحاجة من قبل زملائك للاجتماعات الهادفة الواضحة والتواصل الفعال وإنجازها في أقصر مدة ممكنة.
مع تحديد الخطوات والمسؤوليات التالية، والملاحظات الضرورية لمناقشتها من دون الإسهاب في قراءة أشياء غير ضرورية.
ومراعاة التفاعل اللحظي والضروري خلال الاجتماع مع الأعضاء الهامين.
في النهاية، يجب تحديد قواعد ثابتة لتحسين أداء الفريق بشكلٍ مستمر لمنع أي خطأ مستقبلي بدلاً من تقاذف التهم واللوم عند الفشل.
- ترجمة: بتول أحمد
- تدقيق علمي ولغوي: حسام عبدالله
- المصادر: 1
