كيف تحسن مهارتك في إدارة الوقت خلال 2024

هل أنت شخص عشوائي في إدارة المهام والمواقف التي تظهر خلال اليوم؟

إذا كنت كذلك، وتطمح للحصول على ترقية في مهنتك، ولاسيما إذا كانت وظيفة إدارية، جاهد للحفاظ على وقتك تحت السيطرة، وفكّر بكمّ العمل الذي ستكون قادرًا على إنجازه كل يوم بعد ذلك، تابع القراءة هنا لتحصل على طريقة الضبط الحقيقي للوقت:

تخسر الشركات في الولايات المتحدة حوالي 588 بليون دولار $ سنويًا بسبب مقاطعة الكلام واللهو الثانوي غير الضروري، وذلك وفقًا لبحثٍ أجراه مجلس الوظائف Zippia، كما أبرزت نتائج هذا البحث أيضًا أن 72% من وقت القائد أسبوعيًا ينقضي في الاجتماعات، وإضافةً إلى ذلك، لاحظ Zippia بأنه خلال عام 2023، حدثت إضاعة لأكثر من نصف يوم العمل وسطيًا، بسبب التأثر بعمل قليل أو معدوم الأهمية.

ويشمل الجذر الأساسي لإضاعة الوقت في العمل عدة عوامل نذكر منها:

التنقل غير الضروري من وإلى العمل، والاجتماعات اللامتناهية والتي يمكن أن تتم بشكل آخر، بالإضافة إلى قضاء الوقت في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي في أثناء العمل، والمماطلة، ومكان العمل غير المنظم.

وللتغلّب على كل ما سبق، يمكننا الاستعانة باستراتيجية فعالة للغاية في إدارة الوقت، يُطلق عليها اسم (مبدأ باريتو Pareto principle)، يشار إليها عادةً بقاعدة 80/20، فهي ستقضي على الضوضاء، والمماطلة، والتأجيل، وتساعدك لتكون أكثر كفاءة، وإنتاجية في العمل، فما هي قاعدة 80/20؟

تنص القاعدة على أن 80% من النتائج تأتي من بذل 20% من الجهد بتركيز، فيما يتعلق بإدارة الوقت الفعالة، وهذا يعني أن عليك التركيز على أكثر المهام تأثيرًا، وأكثرها مساهمة في تحقيق إجمالي أهدافك.

والآن، إليك تصنيف لكيفية فعل ذلك في الممارسة الفعلية:

1. تتبّعْ وقتك:

الخطوة الأولى هي تتبُّع الوقت، ومعرفة كيف تقضي وقتك، فغالبًا ما تضيع دقائق صغيرة في اللهو هنا وهناك، وتسبب إضاعة ساعات من الفرص، لذلك خُذ بالحسبان كل ما تفعله طول يوم عملك، بما في ذلك طريقة الذهاب إلى العمل، أي إذا كنت تذهب بنفسك أو يوجد نقل مشترك، ثم انتقل للخطوة التالية.

2. تحديد المهام ذات الأهمية الأكبر:

حدد مهامك الرئيسية، تلك التي سيكون لها التأثير الأكبر على نجاح مشروعك، وبمجرد تحديدها عليك أن تبدأ بتدريب نفسك على إعطاء الأولوية لهذه المهام أكثر من تلك الأقل أهمية أو عديمة الصلة بأهدافك تمامًا، مثل تصفح مواقع التواصل الاجتماعي بلا هدف، أو الموافقة على حضور أو إعداد اجتماعات غير ضرورية.

3. التفويض والمصادر الخارجية:

بعد تحديد المهام ذات الأهمية الأكبر، يمكنك التفكير في تفويض أحدٍ ما، أو الاستعانة بمصادر خارجية للمهام الأقل أهمية بطرائق مختلفة، على سبيل المثال، يمكنك طلب المساعدة من أحد أعضاء الفريق، أو ترك هذه المهمة في أسفل قائمة مهامك بما أنها قد تكون عديمة الصلة بهدفك، أو تفويضها بالكامل لأداة إنتاجية للذكاء الاصطناعي AI، وذلك للحفاظ على طاقتك الإبداعية.

4. التخلص من العوامل الهادرة الوقت:

يُعدُّ القضاء تمامًا على مسببات ضياع الوقت من العوامل الأكثر أهمية، ويكون ذلك من خلال تعاملك مع كل بند في قائمة المهام اليومية بالسؤال، كيف سيفيدني هذا في مسيرتي المهنية؟ كيف سيساعدني على تحسين فعّاليّتي في الوظيفة؟ كيف يمكنني تعظيم يومي بزيادة الانتاجية والتركيز إلى الحد الأعلى بأقل وقت ممكن؟

وفي النهاية، عليك معرفة أن إدارة الوقت هي مسألة عادة وروتين، وبالتالي، قد تستغرق أنت وزملاؤك بعضًا من الوقت للتكيّف مع طبيعة الوضع الجديد، والقيود الأكثر صرامة لكيفيّة قضاء يوم العمل، ومع ذلك، بالصبر والممارسة، ستحفّز نفسك على العمل، وستظهر محترفًا بإنتاجيّة عالية، وعلى استعداد لمواجهة تحدّيات مهنيّة جديدة، وتُثبت لصاحب العمل أنك أكثر كفاءة، وتمتلك مهارات قيادية ضرورية للترقية.