5 استراتيجيات لتنجز أعمالًا أكثر في وقتٍ أقل

لديك الكثير من العمل للقيام به أكثر ممّا يمكنك غالبًا إنهاؤه بنفس أسلوب عملك الحالي. لقد حدّدت أولوياتك. لقد خططت. لقد حاولت أن تركّز. هدفك التالي إذًا هو زيادة فعاليتك بحيث تستهلك وقتًا أقل ولكن يبقى مردودك جيدًا.

إنّ الاستراتيجيات التي ستناسبك أكثر من غيرك تختلف من شخص إلى آخر ومن حالة إلى أخرى. ولكن بصفتي مدربة إدارة للوقت وسبق لي العمل مع أناس كانوا بحاجة إلى القيام بالمزيد في وقت أقل، فقد وجدت بأنّ تطبيق واحدة فقط من هذه الاستراتيجيات سوف يساعدك في توفير وقتك.

وضّح التوقعات الفعلية

عندما تتولى مهمة كبيرة، تكلم مع أحد أصحاب العمل الأساسيين عمّا يتوقعونه منك. ربّما يريدون منك عرضًا تقديميًا مزيّنًا وربما لا. قد يريدون منك عملًا ممتازًا أو ربما عملًا جيدًا فقط. ربما يحتاجون منك تزويدهم بخطةٍ شاملة أو ربما تفي بعض الأفكار المبدئية بالغرض.

وفّر أحد عملائي الخاصين بإدارة الوقت والذي يعمل في قطاع التمويل أيامًا من العمل عندما علم بأنّه في بعض الحالات كل المطلوب منه هو أن يزود بمعلومات كافية من أجل اتخاذ قرار بالمضي أو الانسحاب من الصفقة. لم تتطلب جميع الحالات تحليلًا عميقًا.

من خلال توضيح ما هو المطلوب بدقة ولأية مرحلة، يمكنك توفير الكثير من الوقت لاتخاذ القرار وإنهاء العمل.

أعد استخدام مواد موجودة سابقًا

سوف تتباين قدرتك على توفير الوقت عبر إعادة استخدام وتدوير العمل اعتمادًا على المسؤوليات الموكلة إليك. ولكن متى ما استطعت، انسخ والصق وعدّل. يمكن تنفيذ هذا الأمر في الرسائل الإلكترونية والعروض التقديمية والتدريبات وتقديم الاقتراحات، وفي أي نمط آخر من الأعمال التي تتطلب منك أن تتواصل مع الآخرين بما يشابه ما ذكر سابقًا.

لقد أثبتت هذه الاستراتيجية نجاعتها وذلك مع العملاء الذين يمارسون التدريس أو يؤدون عروضًا تقديمية. عندما تكون في ضغط من ناحية الوقت، ومن أجل توفير المزيد منه وتسليم أفضل النتائج، جابه الحاجة الملحة لتجديد وتحديث المواد عن طريق استخدام أشياء تمتلكها من قبل، إذ يميل أفضل المتحدثين إلى إعادة إلقاء نفس الخطاب مرارًا وتكرارًا وذلك لأنّ كثرة التدريب تؤدي إلى الإتقان.

طوّر قوالب وقوائم مهام

كي تسرّع في إنجاز العمليات الخاصة بالواجبات الروتينية، اصنع قوالب وقوائم للمهام أو اعثر على نسخ جاهزة يمكنك استخدامها. على سبيل المثال، لدي قالب لبريد إلكتروني، أقوم بملئه كل سنة لأرسله لمحاسبي؛ يحوي هذا البريد معلومات عن ضرائبي في نهاية كل سنة. وعلى أساس شهري، أتبع شهريًا قائمة مهام لتنظيم أموري المالية.

قد ترغب بقوالب من أجل أنشطة مختلفة كتجميع التقارير الأسبوعية والعروض التقديمية أو قوائم الاجتماعات. بالإضافة لذلك، قد تجد قوائم المهام مفيدة من أجل التخطيط الأسبوعي والاجتماعات الثنائية المباشرة أو أية نشاطات متكررة أخرى. تساعدك كل من القوالب وقوائم المهام في إنجاز عمل جيد وفي وقت أقل، وذلك لأنّك لن تقضي الكثير من الوقت في تذكر ما عليك فعله أو في اتخاذ قرار للمرحلة التالية.

بمقدورك الاحتفاظ بهذه القوالب والقوائم في نظام أكثر تعقيدًا، ولكن من ناحيتي، فأنا أفضل الاحتفاظ بهم بشكل مبسط في ملف Word.

اجعلها محادثة

اعتمادًا على ما تحتاج أن تنجزه، بإمكانك توفير الوقت عبر مشاركة ما أنجز شفهيًا. على سبيل المثال، قد يطلب منك مديرك البحث عن موضوع معين. فبدلًا عن تصميم عرض تقديمي رسمي، يمكنك تحقيق أهدافك في وقتٍ أقل عبر تدوين ملاحظات ومن ثم مناقشة المخرجات التي توصلت إليها في اجتماع وجه لوجه مع مديرك.

يمكن أن تعمل هذه الاستراتيجية بشكلٍ جيد في حال كنت بحاجة إلى مناقشة مفاهيم مجردة، كالتصميم مثلًا. توصّلت إحدى العميلات إلى أنّه من الأسرع أن تتواصل مع مهندس معماري عبر الكلام أو رسم أفكارها بدلًا عن محاولة كتابتهم على الورق.

خصّص وقتًا محددًا لإنجاز العمل

أخيرًا، يعتبر التحديد المسبق للمدة اللازمة لإنجاز مهمة أو جزء من مهمة ما والالتزام بهذه المدة استراتيجيًة تفيد في إنجاز عمل جيد في وقت أقل. مثلًا، إن كنت تميل إلى إمضاء الكثير من الوقت في مرحلة البحث، فربما عليك إجبار نفسك على التوقف بعد ساعة أو اثنتين. أو في حال كنت تجد صعوبة في الإتيان بمخطط مبدأي، عندها عليك أن تحدّد مسبقًا كمية الوقت الذي تريد أن تمضيه من أجل الحصول على نتيجة ما.

اتباع هذه الاستراتيجية لا يضمن الانتهاء من العمل خلال الوقت المحدّد. ومع ذلك، فإنّها حتمًا تساعد في زيادة التركيز. كما أنّ التحديد المسبق للوقت يساعد في تطويع قانون باركنسون لصالحك، إذ ينص هذا القانون على أنّ العمل قد يتوسّع ليستمر على كل الزمن المخصّص للانتهاء منه.

جميعنا نملك حدودًا لإمكانياتنا، لذا لا يمكنني أن أعد بأنّ كل الأمور ستحل عبر اعتماد الاستراتيجيات المذكورة أعلاه. ولكن عندما تطبق هذه التقنيات، ستتمكن من إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل.